Restoranų rezervavimo sistema: patogumas ir efektyvumas šiuolaikiniame versle

Kuris restorano vadovas nenorėtų, kad klientų aptarnavimas jo restorane būtų nepriekaištingai tobulas? Kuris nesiekia, kad situacija būtų kontroliuojama nuo to momento, kai klientas paskambino į restoraną ar įžengė į jį? Restoranų rezervavimo sistema - tai ne tik patogus įrankis klientams, bet ir efektyvus sprendimas restoranų valdytojams, siekiantiems optimizuoti veiklą, gerinti klientų aptarnavimą ir didinti pelningumą. Šiandien, kai konkurencija restoranų versle yra itin didelė, tinkamai įdiegta ir naudojama rezervavimo sistema gali tapti svarbiu pranašumu.

Iššūkiai tradiciniame restoranų valdyme

Jei restoranas nedidelis, klientų aptarnavimo procesas gali būti sėkmingai valdomas personalo patirties, intuicijos ir pastabumo dėka. Tačiau, jei restoranas didelis, turi keletą salių, o galbūt dar terasą lauke, neišvengiamos klaidos, nesusipratimai. Klientas nebūtinai išsakys savo nuomonę čia ir dabar, tačiau patirtas įspūdis įtakos jo apsisprendimą apsilankyti dar kartą ir rekomendacijas savo pažįstamų ratui. O restoranų versle komunikacija "iš lūpų į lūpas" yra labai svarbi.

Tradiciniai metodai, tokie kaip popieriniai užrašai ar skambučių priėmimas, gali būti neefektyvūs, ypač piko valandomis. Kyla problemų dėl:

  • Staliukų užimtumo: sunku realiu laiku stebėti, kurie staliukai yra laisvi, užimti ar rezervuoti.
  • Klientų srautų valdymas: sunku prognozuoti ir valdyti klientų srautus, ypač savaitgaliais ar švenčių dienomis.
  • Rezervacijų valdymas: popieriniai užrašai gali pasimesti, o skambučiai - likti be atsakymo.
  • Klientų aptarnavimo kokybė: dėl chaoso gali nukentėti aptarnavimo kokybė, klientai gali būti aptarnaujami lėčiau arba netinkamai.

Modernios restoranų rezervavimo sistemos privalumai

Šiuolaikinės restoranų rezervavimo sistemos siūlo platų funkcijų spektrą, leidžiantį efektyviai valdyti visus rezervavimo procesus. Štai keletas pagrindinių privalumų:

  • Centralizuotas valdymas: visos rezervacijos, staliukų išdėstymas ir klientų informacija yra saugomi vienoje vietoje, todėl lengva juos pasiekti ir valdyti.
  • Realaus laiko atnaujinimai: sistema realiu laiku atnaujina informaciją apie staliukų užimtumą, todėl personalas visada mato tikslią situaciją.
  • Internetinės rezervacijos: klientai gali patogiai rezervuoti staliukus internetu bet kuriuo paros metu, o tai padidina restorano pasiekiamumą ir patrauklumą.
  • Automatizuoti priminimai: sistema automatiškai siunčia priminimus klientams apie artėjančias rezervacijas, sumažindama neatvykimų skaičių.
  • Klientų duomenų bazė: sistema kaupia informaciją apie klientus, jų pageidavimus ir užsakymų istoriją, leidžiančią personalui teikti individualizuotas paslaugas.
  • Ataskaitos ir analizė: sistema generuoja išsamias ataskaitas apie rezervacijas, klientų srautus ir kitus svarbius rodiklius, leidžiančius restoranų valdytojams priimti pagrįstus sprendimus.

MICROS sistema: pavyzdys iš rinkos

Šiuos ir daugelį kitų klausimų padeda spręsti restoranų valdymo sistema MICROS. Ji savo klientams siūlo naudingą įrankį - stalų valdymo modulį. Stalų valdymo sistema yra paprasta, lengvai naudojama programinė įranga, kuri apjungia klientų pageidavimus, jų pasodinimo galimybes, bei aptarnaujantį personalą. Integruotas modulis leidžia rezervuoti staliukus, sudaryti laukiančiųjų sąrašą, stebėti staliukų statusą („užimtas“, „laisvas“, „klientai jau atsiskaitė“, „nešvarus“, „sutvarkytas“ ir t.t.), gauti išsamias ataskaitas. Staliukus galima rezervuoti telefonu arba virtualiai. Restorano internetinėje svetainėje atliktas užsakymas sąsajos pagalba pasiekia MICROS sistemą automatiškai ir tai ypač palengvina restorano operacijų su stalų užsakymais vykdymą. Stalų valdymo modulyje restorano veiklą galima skirstyti pagal sezonus - Kalėdos, Velykos, Joninės ar pan. Darbuotojui naudotis užsakymo moduliu yra labai paprasta. Kasos ekrane yra spalvotas salės planas, kuriame pažymėti stalai. Stalų kiekį pagal poreikį rankiniu būdu galima didinti arba mažinti. Modulis suteikia galimybę klientus skirstyti pagal norimus aspektus (vaikai, klientai su ypatingais poreikiais…), kad prieš šiems atvykstant būtų galima tikslinti reikalingas detales. Sistema nedelsiant praneša apie atvykusį stalą užsisakiusį klientą. Signalinio ženklo atsiradimo laikas yra nustatomas pagal restorano poreikį, o visi atlikti užsakymai yra matomi užsakymų lape. Modulyje yra užsakymų statistika, skirta restorano vadovybei. Sistema generuoja atliktų ir ištrintų užsakymų peržiūrą, klientų buvimo laiką restorane, informaciją apie užsakymus. Galima peržiūrėti stalų užsakymus, gautus internetu ar kitais būdais.

Taip pat skaitykite: Greitas maistas Vievyje

Funkcijos, didinančios patogumą

Sistemos dažnai siūlo papildomas funkcijas, tokias kaip:

  • Laukiančiųjų sąrašo atvaizdavimas klientui matomame ekrane.
  • Specialių pageidavimų pridėjimas prie rezervacijos.
  • Vartotojui lengvai suvokiamas vaizdas ekrane.
  • Kitų to paties dydžio staliukų suradimas.

Lietuvių įpročiai ir rezervavimo sistemos

Lietuviai prioritetą teikia išankstinėms rezervacijoms. Lietuviai savo laiką planuoja, todėl vis dažniau staliukus restoranuose, ypač geriausiuose, užsako iš anksto. Atlikdami rezervaciją lankytojai gali būti tikri, kad konkrečią dieną bei valandą tikrai gaus vietą pageidaujamoje maitinimo įstaigoje. Toks svečių poreikis keičia ir rezervacijų priėmimo politiką restoranuose. „Per pastaruosius metus pastebėjome itin didelį restoranų susidomėjimą rezervacijų sistema. Svarbiausias to argumentas - galimybė būti prieinamiems kiekvieną dieną bet kuriuo paros metu. Kartu vis dažniau internetinių rezervacijų galimybę savo svečiams pradeda siūlyti ne tik didžiųjų Lietuvos miestų restoranai, bet ir įsikūrę mažesniuose miesteliuose, tokiuose, kaip Prienai, Birštonas ar Šilalė“, - kalbėjo „Tablein“ sistemos projektų vadovė Eglė.

Anot Eglės, Vilniaus ir Kauno restoranuose staliukai dažniausiai rezervuojami 2-4 asmenims. Klaipėdoje šis skaičius didesnis: fiksuojami 3-5 žmonių vizitai. Tokie duomenys tik patvirtina, kad lietuviai restoranuose įprastai lankosi nedidelėmis kompanijomis. Kartu pastebima ir dar viena tendencija: tautiečiai prioritetą teikia naujoms patirtims, todėl mėgsta kaskart išbandyti vis naujas vietas. Ilgainiui tokie eksperimentai leidžia kiekvienam atrasti savo mylimiausias, kuriose pradeda burtis lojalių svečių gretos: daugumoje restoranų kas 3-4 klientas yra sugrįžtantis. Sezoniškumas taip pat sąlygoja lietuvių įpročius: didesnėmis grupėmis ne namuose dažniausiai valgo būtent gruodį. Mažesnių kompanijų apsilankymams restoranuose itin populiariais išlieka kovo, gegužės ir birželio mėnesiais, o sausį bei balandį - svečių sulaukiama mažiausiai.

Procentiškai, didžioji dauguma svečių mūsų šalies restoranuose yra lietuviai. Vis dėlto, tiek augant turistų bei verslo reikalais į Lietuvą atvykstančių užsieniečių srautams, tiek didėjant Lietuvoje apsigyvenančių kitataučių skaičiui, keičiasi ir maitinimo įstaigų lankytojų geografija. „Statistiškai, po lietuvių mūsų šalies restoranuose dažniausiai lankosi svečiai iš Didžiosios Britanijos bei Jungtinių Amerikos Valstijų. Į geografinį dešimtuką taip pat patenka Rumunija, Vokietija, Latvija, Malta, Švedija, Suomija ir Norvegija“, - Lietuvos restoranų svečius pristatė rezervacijų sistemos atstovai. Būtent dėl sparčiai augančio užsienio lankytojų skaičiaus, daugumoje vietų valgiaraščiai pateikiami ne tik lietuvių, bet ir anglų kalbomis.

Kaip išvengti piko valandų nepatogumų

Kaip atskleidžia internetinių rezervacijų portalo pateikta statistika, rezervacijoms populiariausi laikai mūsų šalies restoranuose yra 12:00 ir 13:00 per pietus bei 18:00 ir 19:00 vakare. Piko valandomis gali būti susiduriama su lėtesniu aptarnavimu, tenka ilgiau laukti maisto, tačiau, anot rezervacijų ekspertų, egzistuoja gudrybė, leidžianti net ir labiausiai užimtu metu išvengti šių nepatogumų. „Jei tik galite, būkite šiek tiek lankstesni. Visiems svečiams susirinkus tą pačią valandą, padavėjams užtrunka prieiti prie kiekvieno staliuko ir priimti užsakymus, o virtuvės komandai tampa sudėtingiau kontroliuoti savo užimtumą. Dėl šios priežasties, rezervacijų sistema leidžia išmaniai kontroliuoti lankytojų skaičių per tam tikrą laikotarpį. Taigi, jeigu piko valandomis norite gauti daugiau dėmesio bei apskritai būti labiau patenkinti savo patirtimi restorane, staliuką rezervuokite ne įprastomis 18:00 ar 19:00 valandomis, o, pavyzdžiui, 18:45 ar 19:30“, - patarimu pasidalino projektų vadovė.

Taip pat skaitykite: Lengvi pietūs

Atsakingas požiūris į rezervacijas

Natūralu, kad žmonių planai gali keistis, todėl kartais tenka koreguoti vizito restorane laiką ar rezervaciją apskritai atšaukti. Į tai lietuviai taip pat žiūri atsakingai. „Stebint pačių klientų įpročius, išties mažėja apie pasikeitimus restoranams nieko nepranešančių ir tiesiog neatvykstančių klientų. Susiklosčius situacijai lankytojai jaučia atsakomybę atšaukti savo užsakymą, o tai - atlaisvina vietą kitiems. Žvelgiant statistiškai, apie 18 proc. rezervacijų, pasikeitus planams, yra atšaukiamos. Kartu fiksuojame apie 3 proc. atvejų, kai žmonės, iš anksto neinformavę, taip ir nepasirodo. Įprastai, tai - staliuką telefonu užsakę svečiai. Nors 3 proc. neatrodytų didelis skaičius, tačiau iš 5 milijonų jau suskaičiuotume apie 150 000, kas yra išties daug. Dėl šios priežasties Lietuvos restoranai vis dažniau taiko užsienyje jau kasdienybe tapusią praktiką - rezervaciją apmokestinti tam tikra suma, vėliau išskaičiuojama iš bendros vakarienės sąskaitos, ar garantijai išsisaugoti rezervuojančiojo banko kortelės, nuo kurios nuskaičiuojamas neatvykimo ar atšaukimo mokestis, duomenis. Tai - populiarios priemonės rezervacijoms piko valandomis penktadieniais bei šeštadieniais. Kartu jas visos dienos metu taiko itin užimti mažieji Lietuvos restoranai. Taip ne tik sumažinamas neatvykimų skaičius iki vos kelių asmenų per metus, bet ir patys svečiai jaučia dar didesnį užtikrintumą dėl savo rezervacijos“, - sakė Eglė.

Skaidrūs atsiliepimai - patikimas pasirinkimas

Iš lūpų į lūpas sklindanti reklama - pati veiksmingiausia. Tai puikiai įrodo ir rezervacijų sistemos praktika. Kad būtų išvengta netikrų komentarų, sistema uždara sistema leidžia atsiliepimą palikti tik staliuką rezervavusiems ir iš tikrųjų restorane apsilankiusiems svečiams. Tokie komentarai - patikimi, todėl leidžia tinkamiausią restoraną pasirinkti dar paprasčiau. Rezervacijų ekspertė pridūrė, kad būtent šis atsiliepimų skaidrumas padiktavo dar nuo 2019-ųjų kasmet organizuojamus sistemos apdovanojimus, kuriuose lankytojai išrenka geriausius restoranus. Šį atgalinį ryšį itin vertina ir patys restoranai, turintys galimybę dar aiškiau suprasti klientų poreikius.

Kaip veikia rezervavimo procesas?

Paprastai rezervavimo procesas vyksta keliais etapais:

  1. Kliento užklausa: Restorano klientas pateikia staliuko rezervaciją per meniu.lt portalą, meniu.lt mob. programėlę ar kitą platformą.
  2. Pranešimas restoranui: Restorano valdytojas / administratorius gauna SMS pranešimą, el. laišką ir iššokantį pranešimą (tik mob. programėlėje).
  3. Rezervacijos patvirtinimas: Restorano valdytojas / administratorius tiesiai iš SMS žinutės, el. laiško, mob. programėlės patvirtina arba atmeta rezervaciją.
  4. Informavimas klientui: Klientas apie rezervacijos statusą informuojamas SMS žinute ir el. laišku.
  5. Priminimas: Likus kelioms valandoms iki atvykimo, klientui siunčiamas SMS ir el. laiškas su priminimu.
  6. Atsiliepimas: Po įvykusios rezervacijos klientui siunčiamas el. laiškas su prašymu palikti atsiliepimą.

Svarbi informacija klientams

  • Išsirinkite staliuko rezervacijos datą ir laiką.
  • Jeigu prie norimo pasirinkti atvykimo laiko yra prierašas „Visi staliukai rezervuoti", tuo metu staliuko rezervacija negalima.
  • DĖMESIO: Jūsų nurodytais kontaktais būsite informuojami dėl rezervacijos patvirtinimo, rezervacijos pasikeitimų. Taip pat, bus atsiųstas priminimas apie rezervuotą staliuką, pasirinktame restorane.
  • Sumokėtas avansinis staliuko rezervacijos mokestis bus išskaičiuojamas iš galutinės restorane išleistos sumos.
  • Neatvykus į restoraną rezervacijos laiku, ne dėl restorano ar nenugalimų jėgų aplinkybių, rezervaciją ir avansą atlikęs asmuo sutinka sumokėti baudą, kuri yra lygi sumokėto avanso dydžiui. Bauda bus užskaitoma iš pirkėjo sumokėto avanso.

"Tablein": nauja platforma Lietuvos rinkai

Nors be išankstinio užsakymo į populiariausius restoranus patekti praktiškai neįmanoma, vis dar retas Lietuvos restoranas suteikia galimybę rezervuoti staliuką internetu. 42 pasaulio šalių restoranuose sėkmingai veikiančios ir tarptautinio pripažinimo sulaukusios rezervavimo sistemos „Tablein“ įkūrėjas Paulius Šuksteris lietuviams jau vasaros pabaigoje pristatys portalą, kuris bus skirtas rasti laisvoms vietoms visuose paieškos kriterijus atitinkančiuose restoranuose ir rezervuoti staliuką vienu mygtuko paspaudimu. Sistema jau naudojasi tokie Lietuvos restoranai kaip „Amandus“, „Carré“, „Uoksas“, „Sweet Root“, „Telegrafas“, „Trinity Restaurant“, „Piccola Italia“, „El Mercado“, „Sofa de Pancho“, „Nüman“ ir kt.

"Tablein" pranašumai

  • Patogumas klientams: galimybė greitai ir lengvai rasti laisvų vietų restoranuose pagal įvairius kriterijus.
  • Efektyvumas restoranams: galimybė pritraukti daugiau klientų ir optimizuoti staliukų užimtumą.
  • Integracija su kalendoriumi: galimybė sinchronizuoti rezervacijos patvirtinimą su savo kompiuterio ar telefono kalendoriumi.
  • Atsiliepimų sistema: tikri atsiliepimai nuo restorane apsilankiusių klientų.

"Tablein" plėtra

2015 m. užsienio rinkai pristatyta lietuvių sukurta restoranų rezervavimo sistema šiuo metu naudojasi Ispanijos, Prancūzijos, Didžiosios Britanijos, Meksikos, Jungtinių Arabų Emyratų, Tailando ir net Japonijos restoranai. Dar 2018 m. portalą „Tablein“ planuojama pristatyti Latvijos, Estijos, Maltos, Ispanijos ir Japonijos rinkose.

Taip pat skaitykite: Restoranai ir kavinės Trakuose

"Tablein" vs. "TripAdvisor"

Paklaustas, ar portalas konkuruos su visiems gerai žinoma svetaine „TripAdvisor.com“, P. Šuksteris teigia, kad varžytis su viena populiariausių svetainių neketina, netgi ateityje planuoja integruoti portalo sistemą su šia svetaine. Visgi kurdamas portalą specialistas siekė išspręsti keletą milžinės problemų.„Deja, svetainėje „TripAdvisor“ kone 30 proc. restoranų jau nebedirba, nes dalies užsidariusių restoranų profilių niekas neištrina iš sistemos. Taip pat labai daug klausimų kelia atsiliepimai, kurie gali būti netikri, nes juos lengvai palieka restorane nesilankę komentatoriai. Portale „Tablein“ įvertinti restoraną penkių žvaigždučių sistemoje galės tik jame apsilankę klientai“, - pabrėžia P. Šuksteris.

"Tablein" statistika ir investicijos

Naudojantis sistema „Tablein“, Lietuvoje restoranų staliukai buvo rezervuoti daugiau nei 82 tūkst. kartų ir apsilankė daugiau nei 393 tūkst. klientų. Pasak įkūrėjų, į sistemą „Tablein“ investuota 350 tūkst. eurų. Per artimiausius dvejus metus ketinama investuoti dar 200 tūkst. eurų.

Restoranų sėkmės istorijos

Kai kurie garsūs Lietuvos restoranai drąsiai neria į naujoves, atsisakydami įprastų knygų ir laiškų bei siekdami užtikrinti didesnį komfortą lankytojui. Vienas tokių restoranų - tai žinomo šefo Deivydo Praspaliausko vadovaujamas restoranas „Amandus“.„Norėdami užtikrinti sklandžią restoranų veiklą, turime būti garantuoti, kad nė vienas užsakymas nepasimes. Pastebime, kad nemažai rezervuotų staliukų atsiranda ne restorano darbo metu. Tai ypač patogu svečiui, nes rezervuoti galima bet kada, - apie poreikį būti išmaniems pasakoja lietuvių kurtą sistemą pasirinkęs žinomas šefas. - Sistema patogu naudotis ir užsienio svečiams, kurie planuoja savo viešnagę Vilniuje ir gali tiesiogiai rezervuoti staliuką būdami kitoje laiko juostoje. Pasirinkome „Tablein“, nes sistema leidžia patogiai susisteminti visą informaciją, yra aiškiai suprantama ir lengvai prieinama restorano darbuotojams.“

Restorano „Sweet Root“ vadovas Sigitas Žemaitis sistemą rinkosi taip pat dėl restorano darbo laiko: „Kadangi restoranas dirba tik keturias dienas per savaitę, o kitomis dienomis esame užimti papildomomis veiklomis (nuosavo daržo priežiūra, laukinių ingredientų paieška), sistema gerokai palengvino rezervavimo priėmimą. Prisijungimą prie rezervavimo sistemos turi visa komanda, tad greičiau vyksta ir vidinė komunikacija dėl pasiruošimo, reikiamo produktų kiekio užsakymo ir pan.“

tags: #restoranų #rezervavimo #sistema

Populiarūs įrašai: