Kaip išrašyti sąskaitą faktūrą: išsamus vadovas

Sąskaita faktūra yra vienas pagrindinių dokumentų verslo apskaitoje, įrodantis piniginę operaciją tarp dviejų šalių. Nesvarbu, ar teikiate paslaugas, ar parduodate prekes, sąskaita faktūra reikalinga teisinei ir buhalterinei apskaitai. Šiame straipsnyje išsamiai aptarsime, kaip teisingai išrašyti sąskaitą faktūrą, kokie rekvizitai yra būtini ir kitus svarbius aspektus.

Kas yra sąskaita faktūra?

Sąskaita faktūra - tai oficialus finansinis dokumentas, kuriuo įforminamas prekių ar paslaugų pardavimas tarp pardavėjo ir pirkėjo. Tai nėra tik mokėjimo prašymas, bet ir teisinis įrodymas, kad įvyko ekonominė operacija. Sąskaita faktūra atspindi visas svarbiausias sandorio detales: kas ką pirko, kiek mokėjo, ar taikytas PVM, kada turi būti atliktas atsiskaitymas ir pan. Šis dokumentas yra vienas iš svarbiausių tiek buhalterinėje, tiek mokesčių apskaitoje - tiek fiziniams asmenims, vykdantiems individualią veiklą, tiek didelėms įmonėms.

Pagal galiojančius įstatymus, sąskaita faktūra turi būti išrašoma vos tik įvykus prekių pardavimui ar paslaugų suteikimui, nebent šalių sutartys numato kitokias sąlygas. Kiekviena sąskaita turi būti sunumeruota nuosekliai, saugoma nustatytą laikotarpį ir pateikiama VMI, jeigu to prireiktų.

Sąskaitos faktūros svarba

Sąskaita faktūra atlieka kelias svarbias funkcijas:

  • Finansinė funkcija: Ji yra pirminis dokumentas, kuriuo remiasi buhalterija fiksuodama pajamas ir išlaidas. Be jos neįmanoma tiksliai tvarkyti apskaitos.
  • Mokestinė funkcija: Sąskaitos faktūros pagrindu skaičiuojamas PVM (jei taikomas), formuojamos deklaracijos ir atliekami mokėjimai į biudžetą. Ji svarbi tiek PVM atskaitai, tiek kitoms mokesčių apskaičiavimo procedūroms.
  • Teisinė funkcija: Kilus ginčui tarp pirkėjo ir pardavėjo, sąskaita faktūra gali būti vienas svarbiausių įrodymų apie įvykusį sandorį, jo sąlygas ir atsiskaitymo terminus.
  • Kontrolinė funkcija: Sąskaitos faktūros padeda įmonėms stebėti atsiskaitymų srautus, klientų skolas bei planuoti pinigų srautus.

Privalomi sąskaitos faktūros rekvizitai

Vadovaujantis Lietuvos Respublikos teisės aktais, sąskaitoje faktūroje turi būti nurodyti šie rekvizitai:

Taip pat skaitykite: Kaip kepti blynus su bananais

  • Sąskaitos numeris
  • Išrašymo data
  • Pardavėjo duomenys
  • Pirkėjo duomenys
  • Prekių ar paslaugų aprašymas
  • Kaina be PVM
  • PVM suma (jei taikoma)
  • Galutinė suma
  • Atsiskaitymo terminas
  • Parašas (jei reikalaujama)

Sąskaitos numeris yra unikalus dokumento numeris, padedantis identifikuoti kiekvieną sąskaitą. Išrašymo data yra data, kada sąskaita faktūra buvo išrašyta, svarbi terminams ir PVM deklaravimui. Pardavėjo ir pirkėjo duomenys apima pavadinimą, adresą, įmonės kodą ir PVM mokėtojo kodą (jei yra). Prekių/paslaugų aprašymas turi būti aiškus ir konkretus, nurodant, ką pirkėjas įsigijo. Turi būti aiškiai atskirta kaina be PVM, PVM suma ir galutinė kaina. Atsiskaitymo terminas nurodo datą, iki kada turi būti atliktas mokėjimas.

Kaip teisingai išrašyti sąskaitą faktūrą?

Norint teisingai išrašyti sąskaitą faktūrą, rekomenduojama laikytis šių žingsnių:

  1. Įrašykite sąskaitos numerį ir datą.
  2. Suveskite pirkėjo bei pardavėjo duomenis.
  3. Detaliai aprašykite paslaugas ar prekes.
  4. Nurodykite kiekį, kainą, taikomą PVM ir bendrą sumą.
  5. Pridėkite atsiskaitymo terminą.
  6. Patikrinkite rekvizitus - tai padės išvengti klaidų.

Sąskaitos faktūros išrašymas vykdant individualią veiklą

Individualios veiklos vykdytojai išrašo sąskaitą panašiai, tačiau be kai kurių elementų, pavyzdžiui, PVM kodo (jei nėra PVM mokėtojas). Jų sąskaita turi atitikti veiklos pažymėjimo duomenis.

Sąskaitos faktūros saugojimo tvarka ir terminas

Pagal įstatymą, išrašytas ir gautas sąskaitas faktūras būtina saugoti mažiausiai 10 metų nuo išrašymo datos. Jos turi būti lengvai prieinamos VMI ar kitoms institucijoms patikrinimo atveju.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

  • Kaip apmokėti sąskaitą faktūrą?

    Taip pat skaitykite: Vištos kepimo patarimai Kamado Bono kepsninei

    Apmokėti galima pervedant pinigus nurodytuose rekvizituose per elektroninę bankininkystę, nurodant sąskaitos numerį ir mokėjimo paskirtį.

  • Kaip išrašyti sąskaitą faktūrą su verslo liudijimu?

    Verslo liudijimo turėtojai išrašo sąskaitą paprastesne forma. PVM nenurodomas, nebent esate PVM mokėtojas.

  • Kaip pildyti sąskaitą faktūrą?

    Vadovaukitės anksčiau minėtais žingsniais - svarbiausia tiksliai suvesti visus rekvizitus.

    Taip pat skaitykite: Kaip kepti lašišą keptuvėje

  • Kaip atrodo sąskaita faktūra?

    Paprastai tai A4 formato dokumentas, kuriame pateikti visi privalomi rekvizitai.

Sąskaita faktūra - jūsų verslo vizitinė kortelė

Profesionalumas yra vienas svarbiausių veiksnių, kuriuos klientai įvardija kaip pasitikėjimo ir lojalumo pagrindą. Net ir paprastas dokumentas, toks kaip sąskaita faktūra, gali nulemti, ar klientas norės su jumis dirbti ir ateityje. Tvarkingai ir aiškiai išrašyta sąskaita faktūra ne tik patvirtina sandorį, bet ir sustiprina įmonės įvaizdį.

Elektroninės sąskaitos faktūros

Popierines sąskaitas verta keisti elektroninėmis. Taip taupomas laikas ir užtikrinamas greitesnis dokumentų pateikimas. Sąskaitą galima įteikti asmeniškai, išsiųsti paštu ar elektroniniu būdu. Elektroninis pateikimas tampa vis populiaresnis dėl greičio ir patogumo.

Sąskaitos faktūros išrašymas fiziniam asmeniui

Sąskaitos faktūros išrašymas fiziniam asmeniui nėra sudėtingas procesas. Tai greičiau mandagus verslo gestas ir teisingas buhalterinis žingsnis. Skirtumas tik tas, kad vietoje įmonės pavadinimo rašote vardą ir pavardę, tačiau visi pagrindiniai elementai išlieka.

Kada reikia išrašyti sąskaitą?

  • Jei klientas paprašo (nes jam reikia garantijos ar tiesiog mėgsta tvarką).
  • Jei vykdote individualią veiklą ar esate PVM mokėtojas.
  • Jei norite atrodyti profesionaliai ir nelikti skolingas buhalterijai.

Kas turi būti nurodyta sąskaitoje faktūroje?

  • Galutinė suma.
  • Sąskaitos numeris ir data.
  • Pardavėjo informacija: vardas, pavardė, individualios veiklos pažymos numeris (ar įmonės kodas), adresas, kontaktai.
  • Pirkėjo vardas ir pavardė.
  • Prekės ar paslaugos pavadinimas.
  • Kiekis, vieneto kaina, suma.
  • PVM suma (jei taikoma). Jei nesate PVM mokėtojas - taip ir parašykite: „Ne PVM objektas pagal PVMĮ 5 str.”

PVM sąskaitų faktūrų išrašymo terminai

Nuo 2018 metų liepos 1 dienos keitėsi PVM sąskaitų faktūrų išrašymo terminas. PVM sąskaitas faktūras išrašyti galima ne vėliau kaip iki kito mėnesio 15 dienos už praėjusio mėnesio kvitą. Pavyzdžiui, jei kasos aparato kvite data 2018.07.01, tai PVM sąskaitą faktūra bus galima išrašyti iki 2018.08.15, jei kasos aparato kvite data 2018.07.31, tai PVM sąskaitą faktūra bus galima išrašyti iki 2018.08.15.

Specialūs atvejai

Vadovaujantis LR PVMĮ 19 str. 3 d. 5, lengvatinis 9 proc. PVM tarifas (malkoms ir medienos produktams) taikomas tik buitiniams energijos vartotojams, todėl dėl PVM sąskaitos faktūros maloniai prašome kreiptis el. paštu. PVM sąskaita faktūra už Vilniaus viešojo transporto bilietą (-us) išrašoma atsiuntus prašymą el. paštu.

Programinė įranga sąskaitų faktūrų išrašymui

Vienas paprasčiausių būdų užtikrinti aukštą sąskaitų kokybę - naudoti patikimą internetinę programinę įrangą arba sistemą. Tokios sistemos leidžia greitai ir tvarkingai išrašyti sąskaitas, nereikalauja pačiam kurti šablonų ar rūpintis išdėstymu. Sistema siūlo galimybę išrašyti sąskaitas su PVM ir be jo, skirtingomis kalbomis, bei lengvai pritaikyti jas pagal savo veiklos pobūdį.

Programinės įrangos privalumai:

  • Greitas ir paprastas sąskaitų išrašymas.
  • Automatinis numeravimas.
  • Klaidų prevencija.
  • Profesionalus sąskaitų dizainas.
  • Patogus sąskaitų valdymas ir archyvavimas.
  • Galimybė siųsti sąskaitas elektroniniu paštu.
  • Integracija su kitomis apskaitos sistemomis.

Kaip patobulinti sąskaitų faktūrų sistemą?

Jei pastebėjote klaidų išrašomose sąskaitose faktūrose, galite susisiekti su programos kūrėjais el. paštu ir jie kaip galėdami greičiau tą išspręs. Tačiau reikia prisiminti, kad jūsų verslo sąskaitinė apskaita ir mokesčių apskaita yra jūsų atsakomybė, todėl būtina sutikrinti, kad visi duomenys yra teisingi.

tags: #kaip #išrašyti #sąskaitą #faktūrą

Populiarūs įrašai: