Sąlyginis formatavimas: kas tai ir kam jis reikalingas?

Sąlyginis formatavimas yra galingas įrankis, leidžiantis vizualiai išryškinti duomenų modelius ir tendencijas programose, tokiose kaip "Excel". Tai reiškia, kad langeliai automatiškai formatuojami pagal tam tikras sąlygas, palengvinant informacijos suvokimą ir sprendimų priėmimą.

Kaip veikia sąlyginis formatavimas?

Sąlyginis formatavimas veikia langelių diapazone, "Excel" lentelėje arba "PivotTable" ataskaitoje. Jis leidžia nustatyti taisykles, pagal kurias langeliai bus formatuojami, atsižvelgiant į jų reikšmes ar kitus kriterijus.

Pavyzdžiui, galima nustatyti taisyklę, kad langeliai, kurių reikšmės didesnės už tam tikrą skaičių, būtų pažymėti žalia spalva, o langeliai, kurių reikšmės mažesnės, - raudona. Tai leidžia greitai identifikuoti svarbius duomenis ir pastebėti tendencijas.

Sąlyginio formatavimo tipai

Yra įvairių tipų sąlyginio formatavimo, leidžiančių vizualizuoti duomenis skirtingais būdais:

  • Spalvų skalės: Spalvų skalės yra vaizdiniai vadovai, padedantys suprasti duomenų paskirstymą ir variacijas. Dviejų spalvų skalė padeda lyginti langelių diapazoną naudojantis dviejų spalvų gradacija, kur atspalvis simbolizuoja didesnes ar mažesnes reikšmes. Trijų spalvų skalė padeda lyginti langelių diapazoną naudojantis trijų spalvų gradacija, kur atspalvis simbolizuoja didesnes, vidurines ar mažesnes reikšmes.
  • Duomenų juostos: Duomenų juosta padeda matyti su kitais langeliais susijusio langelio reikšmę. Duomenų juostos ilgis parodo reikšmę langelyje. Ilgesnė juosta reiškia didesnę reikšmę, o trumpesnė - mažesnę.
  • Piktogramų rinkiniai: Piktogramų rinkinį naudokite, jei norite komentuoti ir klasifikuoti duomenis į tris ar penkias kategorijas, atskirtas ribine verte. Kiekviena piktograma reiškia verčių diapazoną. Galite pasirinkti, kad piktogramos būtų rodomos tik langeliuose, kurie atitinka sąlygą.

Kaip taikyti sąlyginį formatavimą?

Sąlyginį formatavimą galima taikyti keliais būdais:

  1. Sparčioji analizė: Naudokite sparčiosios analizės mygtuką, norėdami taikyti pasirinktą sąlyginį formatavimą pažymėtiems duomenims. Pažymėkite duomenis, kuriuos norite sąlygiškai formatuoti. Skirtuke Formatavimas rodomos formatavimo parinktys priklauso nuo pažymėtų duomenų.
  2. Taisyklių tvarkymas:
    • Skirtuko Pagrindinis grupėje Stiliai spustelėkite šalia Sąlyginis formatavimas esančią rodyklę, tada spustelėkite Tvarkyti taisykles.
    • Norėdami pridėti sąlyginį formatą, spustelėkite Nauja taisyklė.
    • Norėdami įtraukti naują sąlyginį formatą pagal jau nurodytą formatą, pažymėkite taisyklę, tada spustelėkite Dubliuoti taisyklę. Pasikartojanti taisyklė nukopijuojama ir rodoma dialogo lange. Pasirinkite dublikatą, tada pasirinkite Redaguoti taisyklę.
    • Pažymėkite taisyklę, tada spustelėkite Redaguoti taisyklę.

Sąlyginio formatavimo taisyklės

Kuriant sąlyginio formatavimo taisykles, galima nustatyti įvairius kriterijus:

  • Reikšmės: Galima formatuoti langelius pagal jų reikšmes, pavyzdžiui, paryškinti didžiausias ar mažiausias reikšmes, reikšmes, didesnes ar mažesnes už vidurkį, pasikartojančias ar unikalias reikšmes.
  • Formulės: Jei nematote norimų parinkčių, galite naudoti formulę norėdami nustatyti, kuriuos langelius formatuoti. Formulė turi grąžinti skaičiaus, datos arba laiko reikšmę. Formulę pradėkite lygybės ženklu (=). Neteisingos formulės neįtraukiamos į jokį taikytą formatavimą.
  • Procentiliai ir procentai: Galima formatuoti langelius pagal jų procentilius ar procentus. Galiojančios reikšmės yra nuo 0 (nulio) iki 100.

Praktiniai pavyzdžiai

Štai keletas pavyzdžių, kaip galima panaudoti sąlyginį formatavimą:

  • Atsargų valdymas: Atsargų darbalapyje, surūšiuotame pagal kategorijas, galite geltonai paryškinti produktus, kuriuose yra mažiau nei 10 elementų.
  • Biudžeto valdymas: Galite nustatyti sąlyginio formatavimo taisykles, kurios paryškina išlaidas, viršijančias biudžetą. Pavyzdžiui, namų pirkėjas teko iki 75 000 EUR kaip pradinis mokėjimas ir 1 500 EUR per mėnesį kaip paskolos įmoka. Jei išankstinio mokėjimo arba mėnesinė įmoka neatitinka pirkėjo biudžeto, langeliai formatuojami raudona spalva.
  • Duomenų analizė: Galite naudoti spalvų skales, duomenų juostas ar piktogramų rinkinius, kad vizualiai išryškintumėte duomenų tendencijas ir modelius.

Svarbios pastabos

  • Jei bet kuriame pažymėtos srities langelyje yra formulė, kuri pateikia klaidą, sąlyginis formatavimas šiems langeliams netaikomas.
  • Naudojant formatavimo taisyklę Pasikartojančios reikšmės, jei parametras "Office" kūrimo kalbos ir tikrinimas nustatytas kaip kalba, kuri naudoja dvibaičių simbolių rinkinio (DBCS) kodavimą, pvz., japonų, pusės pločio ir viso pločio simboliai, laikomi tais pačiais. Jei norite atskirti, galite naudoti taisyklės tipą "Naudoti formulę norint nustatyti, kur ši formulė yra teisinga" su COUNTIF formule.
  • Jei naudojote formulę taisyklėje, kuri taiko sąlyginį formatavimą, įklijavus sąlyginį formatą gali tekti koreguoti bet kokias langelių nuorodas formulėje.

tags: #dvi #rodikles #vir #programu #po #kas

Populiarūs įrašai: