Kaip sudaromas vidaus apyrašas dokumentų byloje

Šis straipsnis skirtas paaiškinti, kaip sudaromas vidaus apyrašas dokumentų byloje, remiantis Lietuvos Respublikos teisės aktais ir dokumentų valdymo principais.

Įvadas

Dokumentų valdymas yra svarbi kiekvienos organizacijos veiklos dalis. Tinkamas dokumentų tvarkymas užtikrina efektyvų informacijos prieinamumą, skaidrumą ir atskaitomybę. Vienas iš svarbiausių dokumentų valdymo elementų yra bylų sudarymas ir jų apskaita, o vidaus apyrašas yra esminė bylos dalis, padedanti tvarkingai organizuoti ir identifikuoti dokumentus.

Bendrosios nuostatos

Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės nustato pagrindinius dokumentų rengimo, tvarkymo ir valdymo reikalavimus, taikomus valstybės ir savivaldybių institucijoms, įstaigoms, įmonėms, taip pat kitiems subjektams, įgaliotiems atlikti viešojo administravimo funkcijas. Kitiems juridiniams asmenims ir įmonėms šie reikalavimai yra rekomendaciniai, tačiau visi savo veiklos dokumentus turi tvarkyti taip, kad jie būtų išsaugoti ir prieinami įstatymuose nustatytą laiką.

Dokumentų įforminimo tvarką nustato Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės.

Pagrindinės sąvokos:

  • Byla: Pagal nustatytus ar pasirinktus požymius kartu sudėti, sugrupuoti ir susisteminti dokumentai.
  • Bylų apyrašas: Įstaigos sudarytų bylų apskaitos ir paieškos dokumentas.
  • Dokumentacijos planas: Kalendoriniais metais įstaigoje numatomų sudaryti bylų planas.
  • Dokumentų apyvarta: Įstaigos dokumentų tvarkymas nuo jų parengimo ar gavimo iki įdėjimo į bylą.
  • Dokumento kopija: Reprografijos būdu tiksliai atgamintas dokumentas.
  • Dokumento nuorašas: Atgamintas dokumentas be ranka jame parašytų rekvizitų ar jų dalių.
  • Dokumentų vertės ekspertizė: Dokumentų įvertinimo ir atrinkimo saugoti ar naikinti procesas.
  • Oficialus dokumentas: Su įstaigos veikla susijęs jos parengtas ar gautas dokumentas, įtrauktas į įstaigos dokumentų apskaitos sistemas.
  • Kalendoriniai metai: Dokumentų apyvarta įstaigoje per kalendorinius metus.
  • Registravimas: Dokumento įrašymas į apskaitą, kuri užtikrina jo oficialumo įrodymą.
  • Dokumentų registras: Registravimo ir apskaitos dokumentas (popieriuje ar skaitmeninėje laikmenoje).
  • Saugojimo vienetas: Kartu sudėtų, sugrupuotų ir susistemintų dokumentų fizinis apskaitos vienetas.

Įstaigos dokumentų valdymo organizavimas

Įstaigos dokumentų valdymo organizavimo tikslai yra:

Taip pat skaitykite: Kaip kepti blynus su bananais

  • Laiku ir kokybiškai parengti dokumentus.
  • Tvarkyti ir valdyti dokumentus taip, kad būtų užtikrintas greitas priėjimas prie visų turimų dokumentų.
  • Užtikrinti skaidrią, efektyvią veiklą, administravimo ir atsiskaitymo gebėjimus.
  • Dokumentus išsaugoti reikiamą laiką, kad būtų užtikrinti įstaigos veiklos įrodymai ir su įstaigos veikla susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisės.

Už įstaigos dokumentų valdymo organizavimą ir kontrolę yra atsakingas įstaigos vadovas ar kitas teisės aktų suteiktus įgaliojimus turintis asmuo.

Atsižvelgiant į įstaigai nustatytas funkcijas, teisės norminių aktų ir šių taisyklių reikalavimus, įstaigos vadovas:

  • Nustato įstaigos dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos, saugojimo, naudojimo, kontrolės procedūras ir už jas atsakingų struktūrinių padalinių, darbuotojų įgalioimus ir atsakomybę.
  • Sprendžia, kokios dokumentų apskaitos sistemų funkcionavimo technologijos turi būti naudojamos, paskiria atsakingus darbuotojus.
  • Tvirtina dokumentų perėmimo aktus, sudarytus keičiantis atsakingiems darbuotojams, perduodant dokumentus į įstaigos archyvą, išduodant dokumentus laikinai naudoti už įstaigos ribų.
  • Tvirtina dokumentų ir bylų apskaitos dokumentus, suderintus su įstaigos dokumentus kaupiančiu valstybės archyvu.
  • Dokumentų vertės ekspertizės, tvarkymo ir apskaitos klausimams nagrinėti sudaro patariamąją, nuolat veikiančią dokumentų ekspertų komisiją (DEK) ir tvirtina jos nuostatus.

Bylų sudarymas

Įstaigos dokumentų tvarkymui ir valdymui visose jos veiklos srityse ir bylų sudarymui užtikrinti turi būti parengtas numatomų sudaryti bylų planas - dokumentacijos planas. Dokumentacijos planas parengiamas kasmet, likus mėnesiui iki naujų kalendorinių metų pradžios. Dokumentacijos plane bylos surašomos pagal įstaigai nustatytas funkcijas ir veiklos sritis. Veiklos sritys ir bylos sisteminamos įstaigos pasirinkta tvarka. Kiekvienai dokumentacijos plane įrašytai bylai suteikiamas indeksas, kurį sudaro dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris. Indeksas gali būti papildytas duomenimis, rodančiais bylos sudarymo vietą. Dokumentacijos plane įrašytai konkrečiai bylai suteiktas eilės numeris nekeičiamas. Jei kitais kalendoriniais metais tokia byla nesudaroma, jos numeris į dokumentacijos planą neįrašomas ir kitai bylai nesuteikiamas.

Į dokumentacijos planą įrašomos visos bylos, kurias planuojama kitais kalendoriniais metais sudaryti ar tęsti. Kiekvienos dokumentacijos plane įrašytos bylos saugojimo terminai nurodomi vadovaujantis įstatymais, Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle, kitais teisės norminiais aktais, nustatančiais dokumentų saugojimo terminus. Byloms, kurias sudarančių dokumentų saugojimo terminai teisės norminiais aktais nenustatyti, saugojimo terminą siūlo ir nurodo dokumentacijos plane įstaigos DEK, įvertinusi dokumentus pagal nustatytus kriterijus. Dokumentacijos plane taip pat nurodomi už bylų sudarymą atsakingi struktūriniai padaliniai ar darbuotojai.

Dokumentacijos planas rengiamas atsižvelgiant į bendruosius bylų sudarymo principus. Bylos (išskyrus popierinių dokumentų bylas) indekse nurodomas bylos formą žymintis žymuo. Informacinių technologijų priemonėmis sudaryti registrai atspausdinami ir dedami į bylas. Darbuotojų darbo sutartys dedamos į vieną bylą. Popierinių dokumentų byla sudaroma ne daugiau kaip iš 150-200 lapų. Jei lapų yra daugiau, sudaromas kitas bylos tomas. Jei atitinkamos dokumentų rūšies ar viena tema susijusių dokumentų apyvarta nedidelė, į sudaromą ar tvarkomą bylą gali būti dedami kelerių kalendorinių metų dokumentai, jei tokios bylos apimtis nebus didesnė, nei nustatyta. Atrinkti naikinti dokumentai akte gali būti įvardyti apibendrintai, jei jie įrašyti į apskaitos dokumentus, pridedamus prie akto (sąrašą ar pan.). Pasibaigus kalendoriniams metams, iki einamųjų metų kovo 1 d. darbuotojas, atsakingas už organizacijos ar įmonės įstaigos bylų apskaitą, dokumentacijos plano 7-oje skiltyje įrašo užbaigtų bylų skaičių. Tuo atveju, jei bylas į aktą įrašo ne organizacijos ar įmonės, o licenciją teikti dokumentų tvarkymo paslaugą turinčio juridinio asmens darbuotojas, kartu su pareigų pavadinimu nurodomas ir juridinio asmens pavadinimas. Tuo atveju, jei bylas į bylų apyrašą įrašo ne organizacijos ar įmonės, o licenciją teikti dokumentų tvarkymo paslaugą turinčio juridinio asmens darbuotojas, kartu su pareigų pavadinimu nurodomas ir juridinio asmens pavadinimas. Jei bylas į apyrašą įrašo licenciją teikti dokumentų tvarkymo paslaugą turintis fizinis asmuo, pareigų pavadinimas nenurodomas.

Taip pat skaitykite: Vištos kepimo patarimai Kamado Bono kepsninei

Vidaus apyrašo sudarymas

Vidaus apyrašas yra dokumentas, kuris detaliai aprašo bylos turinį. Jis padeda greitai identifikuoti ir rasti reikiamus dokumentus byloje, taip pat užtikrina bylos turinio vientisumą ir apskaitą.

Pagrindiniai vidaus apyrašo elementai:

  1. Bylos identifikaciniai duomenys:
    • Įstaigos pavadinimas.
    • Struktūrinio padalinio pavadinimas (jei taikoma).
    • Bylos numeris (indeksas pagal dokumentacijos planą).
    • Bylos pavadinimas (pagal dokumentacijos planą).
    • Bylos saugojimo terminas.
    • Bylos pradžios ir pabaigos datos.
  2. Dokumentų sąrašas:
    • Eilės numeris.
    • Dokumento data.
    • Dokumento registracijos numeris (jei yra).
    • Dokumento pavadinimas arba trumpas turinys.
    • Lapų skaičius dokumente.
    • Pastabos (jei reikia papildomos informacijos).
  3. Apyrašo sudarytojo informacija:
    • Pareigos.
    • Vardas ir pavardė.
    • Parašas.
    • Data.

Žingsniai, kaip sudaryti vidaus apyrašą:

  1. Bylos formavimas: Kai byla yra suformuota (visi reikalingi dokumentai sudėti į bylą), pradedamas vidaus apyrašo sudarymas.
  2. Duomenų įrašymas: Į apyrašą nuosekliai įrašomi visi bylos dokumentai, nurodant kiekvieno dokumento datą, numerį, pavadinimą ir lapų skaičių.
  3. Apyrašo pildymas: Apyrašas gali būti pildomas ranka arba kompiuteriu. Jei pildoma ranka, būtina rašyti aiškiai ir tvarkingai.
  4. Apyrašo tvirtinimas: Užpildytas apyrašas pasirašomas atsakingo darbuotojo, nurodant jo pareigas, vardą, pavardę ir datą.
  5. Apyrašo įsegimas: Vidaus apyrašas įsegamas į bylos pradžią.

Bendrieji dokumentų registravimo reikalavimai

Įstaigos parengti ir gauti su jos veikla susiję dokumentai turi būti registruojami, kad būtų įrodytas jų buvimas įstaigos dokumentų apskaitos sistemoje ir užtikrinta paieška. Įstaigos tvarkomieji dokumentai registruojami atskiruose registruose pagal dokumentų rūšis ir saugojimo terminus. Informaciniai įstaigos vidaus dokumentai registruojami atskiruose registruose pagal dokumentų rūšis. Jei tokių dokumentų apyvarta didelė, jie gali būti registruojami atskiruose registruose pagal sudarytojus, temas, saugojimo terminus, kitą požymį ar jų derinį. Jei informacinių įstaigos vidaus dokumentų apyvarta nedidelė, jie gali būti registruojami viename informacinių įstaigos vidaus dokumentų registre, jei kiti teisės norminiai aktai nenustato kitaip. Informaciniai siunčiamieji ir gauti dokumentai registruojami atskiruose registruose. Gali būti nustatyti ir kiti siunčiamųjų ar gautų dokumentų registrai pagal korespondentus ar temas. Kiti įstaigos dokumentai, parengti atliekant specialias funkcijas ir administruojant specialias sritis, registruojami pagal šių taisyklių reikalavimus, jei kiti teisės norminiai aktai nenustato kitaip. Dokumentų registruose registruojami vienų kalendorinių metų dokumentai, jei kiti teisės norminiai aktai nenustato kitaip.

Įstaigos dokumentų registrų kiekį nustato ir jų sąrašą tvirtina įstaigos vadovas, suderinęs sąrašą nustatyta tvarka. Sąraše turi būti kiekvieno dokumentų registro pavadinimas, jo identifikavimo žymuo (skaičius, raidė ar jų junginys), registro pildymo laikotarpis (metų, tęstinis), įstaigos struktūrinis padalinys ar darbuotojas, atsakingas už dokumentų registravimą atitinkamame registre. Įstaigos dokumentų registrų sąrašas turi būti visiems prieinamas. Dokumentai įstaigoje registruojami vieną kartą: tvarkomieji, siunčiamieji, kiti įstaigoje parengti dokumentai - jų pasirašymo ar tvirtinimo dieną, gauti - jų gavimo dieną. Kol dokumentas neužregistruotas, jokios tolimesnės procedūros negali būti atliekamos. Dokumentų registre ir dokumente įrašomi šie duomenys: dokumento registracijos eilės numeris, registravimo data; jei dokumentas gautas - dokumento registracijos eilės numeris ir dokumento gavimo data. Dokumentų registre įrašomi dokumentą identifikuojantys duomenys: dokumento pavadinimas, gauto dokumento sudarytojas; jei dokumentas siunčiamas - adresatas. Atsižvelgiant į įstaigos veiklos pobūdį, naudojamas technologijas ar registruojamus dokumentus, dokumentų registre gali būti papildomų su dokumentų apyvarta susijusių duomenų: rezoliucija, užduoties įvykdymo termino pakeitimo, kontrolės ir dokumento įdėjimo į bylą nuorodos, dokumento lapų skaičius, kiti duomenys.

Įstaigoje parengtų dokumentų registravimas ir tvarkymas

Įstaigoje parengti dokumentai registruojami po to, kai jie pasirašomi ar patvirtinami. Teikiami pasirašyti ar tvirtinti dokumentai turi būti nustatyta tvarka įforminti ir suderinti. Tvarkomieji ir jais tvirtinami organizaciniai dokumentai turi būti vizuoti rengėjų, kitų atsakingų darbuotojų, teisės norminių aktų nustatytais atvejais - suderinti su suinteresuotomis įstaigomis. Teikiami vadovui tvirtinti dokumentai turi būti pasirašyti atsakingų darbuotojų, jei reikia, vizuoti rengėjų. Informacinių siunčiamųjų įstaigos dokumentų teikiama tiek egzempliorių, kiek jų pasirašytų bus siunčiama, ir rengėjo vizuotas egzempliorius. Jei siunčiamas dokumentas yra atsakomasis, jis teikiamas kartu su dokumentu, į kurį atsakoma. Pasirašomas ar tvirtinamas paprastai vienas dokumento egzempliorius. Informacinio siunčiamojo dokumento, adresuoto keliems įvardintiems adresatams, pasirašomas kiekvienam adresatui skirtas dokumento egzempliorius. Jei dokumentas siunčiamas pagal adresatų sąrašą ar apibendrintai nurodytiems adresatams, gali būti pasirašomas vienas dokumento egzempliorius, o adresatams siunčiamos patvirtintos jo kopijos ar patvirtinti nuorašai. Kai dokumento sudarytojai yra keli, pasirašoma tiek dokumento egzempliorių, kiek yra sudarytojų. Pasirašyti ar patvirtinti dokumentai registruojami nustatyta tvarka. Užregistravus dokumentus, atliekamos tolesnės procedūros. Dokumentų kopijos ir nuorašai tvirtinami atsakingo struktūrinio padalinio antspaudu, kuris dedamas taip, kad liestų dokumentus pasirašiusių asmenų pareigų pavadinimus, organizaciniuose dokumentuose - po baigiamuoju brūkšniu. Informaciniai siunčiamieji dokumentai išsiunčiami adresatams, rengėjų vizuoti dokumentų nuorašai patvirtinami ir dedami į bylas. Su tvarkomaisiais dokumentais, jei reikia, pasirašytinai supažindinami darbuotojai ir dokumentai dedami į bylas. Kai reikia darbuotojus pasirašytinai supažindinti su patvirtintais organizaciniais dokumentais, supažindinimo žymos rašomos patvirtintose dokumento kopijose ar patvirtintuose nuorašuose; kopijos ar nuorašai dedami į darbuotojų asmens bylas, jei atskira byla nenumatyta. Tvarkomųjų dokumentų ir jais patvirtintų organizacinių dokumentų patvirtintos kopijos ar patvirtinti nuorašai, jei reikia, perduodami užduočių vykdytojams, siunčiami pavaldžioms įstaigoms. Informaciniai įstaigos vidaus dokumentai dedami į bylas po jų registravimo ar po užduočių įvykdymo. Kai reikia, kitoms įstaigoms šių dokumentų patvirtintos kopijos ar patvirtinti nuorašai siunčiami su lydraščiais.

Gautų dokumentų registravimas ir tvarkymas

Visą įstaigos gautą korespondenciją priima už tai atsakingas struktūrinis padalinys ar darbuotojas ir paskirsto ją įstaigos vadovo nustatyta tvarka. Iš vokų išimti gauti dokumentai peržiūrimi. Vokai prie dokumentų nepaliekami, išskyrus atvejus, kai siuntėjo adresas nurodytas tik ant voko ar pašto antspaudo reikia dokumento išsiuntimo ar gavimo datai įrodyti. Jei trūksta gautame dokumente nurodytų pridedamų dokumentų ar priedų, apie tai informuojamas siuntėjas. Dokumentai, atsiųsti ne tuo adresu, persiunčiami adresatui arba grąžinami siuntėjui. Jei dokumentas gautas paštu, kartu persiunčiamas ir vokas. Jei kartu su dokumentu pateikiamas asmens dokumentas, asmens dokumentas, padarius jo kopijas, grąžinamas pateikusiajam. Gauti dokumentai, adresuoti įstaigai, jos vadovui, struktūriniams padaliniams, darbuotojams, turi būti registruojami. Neregistruojami gauti sveikinimai, kvietimai, reklaminiai bukletai, privataus pobūdžio laiškai, kita korespondencija, nesusijusi su atsakomybe ir rizika, kylančia dėl dokumentų neįtraukimo į apskaitos sistemą. Gauti dokumentai registruojami gautų dokumentų registre, kituose nustatytuose registruose nustatyta tvarka. Ant gautų dokumentų registravimo duomenys užrašomi dokumento gavimo registracijos žymoje.

Taip pat skaitykite: Kaip kepti lašišą keptuvėje

Gauti faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais informaciniai dokumentai, jei yra užtikrinta jų teksto apsauga ir galima identifikuoti siuntėjo parašą, atspausdinami ir registruojami bendra tvarka. Jei vėliau atsiunčiamas dokumento originalas, jis registruojamas ta pačia data ir numeriu, kaip anksčiau telekomunikacijų įrenginiais gautas dokumentas. Užregistruoti dokumentai perduodami įstaigos vadovui; šis susipažįsta su dokumentais ir, jei reikia, rašo rezoliucijas paskirdamas vykdytojus, užduotis, jų vykdymo terminus. Dokumentai su rezoliucijomis grąžinami į dokumentus registruojantį padalinį, rezoliucijos surašomos į dokumentų registrus ir dokumentai perduodami užduočių vykdytojams. Atlikęs užduotį, vykdytojas dokumentą deda į bylą, jei jis yra atsakingas už bylos sudarymą, arba perduoda už bylos sudarymą atsakingam struktūriniam padaliniui ar darbuotojui. Kai užduotis įvykdoma pateikiant informaciją telefonu, vykdytojas tai užrašo dokumento paskutiniame lape virš apatinės paraštės, pasirašo ir nurodo datą.

tags: #kaip #sudaromas #vidaus #apyrašas #dokumentų #byloje

Populiarūs įrašai: